Procedimiento de gestión de TPs

Este lineamiento tiene por objetivo explicar los procesos de seguridad relacionados con la gestión de los TPs en sala.

UNA VEZ AL MES cada departamento debe solicitar a Marketing o CRM el número de titos que estime que necesite (siempre basado en el consumo del mismo mes del año anterior) copiando a seguridad.

Los titos que se pueden pedir son:

• Titos para campañas (categoría masivos) que sirven para incentivar a clientes de campaña o a aquellos que responden encuestas. Los pide CRM.
• Titos para pagar premios de torneos de máquinas, rifas y sorteos ( categoría rifas y sorteos). Los pide marketing.
• Titos para pagos políticos (categoría VIPs). Aquellos que se emplean para contentar a clientes molestos. Los pide el gerente.

La solicitud se debe hacer por escrito e Inspección de Riesgos debe estar en copia.

A partir de ahí, la persona de CRM o marketing que tenga permisos, entrará en PT y usará esta pantalla:

Todos los titos se han de imprimir una vez al mes (a principio de mes o final de mes para el mes siguiente) y todos los titos tienen una caducidad mensual. Es decir, si emito los titos hoy (día 19) pueden ser válidos para este mes y, como mucho, para el mes que viene.

Importante: los TPs se tratan como efectivo SIEMPRE. El proceso instaurado por el equipo de Inspección de Riesgos es éste:

1. 1. Quien produce los titos advierte a seguridad de que lo va a hacer, esté en el ordenador que esté.
   2. Cuando acabe de imprimir, advertirá a seguridad de que lo ha hecho, de cuáles son los titos que no se han impreso (siempre hay fallos de impresión y el sistema detecta cuáles son)  y de que los va a llevar a caja.
   3. Seguridad contempla el trayecto de quien ha generado los titos por cámaras, desde que sale de su despacho, hasta que llega a caja.
   4. Una vez en caja, el cajero cuenta los titos e indica a seguridad cuántos ha recibido y cuáles faltan (porque no se han imprimido).
   5. Seguridad, que tiene acceso al software de PT, coteja que el número e importe de los titos del sistema coincide con lo que reporta el cajero.

A partir de ese momento, caja dispone de un libro de salidas. Es decir, una hoja con las siguientes columnas:

Cada vez que alguien saque TPs de caja deberá indicar la fecha, el tipo de tito que saca (en ese campo se indica la campaña), el número de titos que saca, el importe de cada uno de ellos, si es entrada o salida (en ocasiones, por ejemplo, sacamos 10 masivos para hacer encuestas y al final de la sesión devolvemos 4 porque solo hicimos seis encuestas) y la firma de quien retira o introduce el tito. Es conveniente que el cajero firme también.

Cada inicio de mes, caja revisará los titos caducados del mes anterior y reportará a control de gestión su número. Control de gestión debe cotejar esa cifra con la que imprima el departamento de marketing o CRM en el futuro, alertando cuando haya diferencias entre lo requerido y lo producido.

Caja avisará a seguridad de que procede a destruir los titos caducados para que se pueda observar por cámaras.